2.1 Quotes are non-binding and valid for one month.
2.2 The quote does not obligate the photographer to deliver or perform a part of the service for a proportional price.
2.3 The current prices are always published on the website and are subject to change.
2.4 Price changes may occur without prior notice, but will always be communicated in written to clients with ongoing quotations. The prices stated in already issued quotes remain valid for one month from the quotation date. After that, the current prices apply.
2.5 All prices are expressed in euros (€).

3.1 An agreement is established after written email confirmation of the quote by the client. By doing so, the client fully and unconditionally agrees to these general terms and conditions. The photographer will then send a confirmation email along with the corresponding invoice.
3.2 The client must pay a deposit of 30% within 7 calendar days of the invoice date.
3.3 If the deposit is not paid on time, the photographer has the right to unilaterally terminate the agreement (without prior notice of default, without prior court approval, and without being liable for any compensation).

4.1 All outstanding amounts must be paid within 14 days of the invoice date unless otherwise stated on the invoice.
4.2 Any amounts not paid by the due date will automatically, without prior notice, incur an interest charge of 1% per month on the outstanding amount, as well as a fixed compensation of 15% of the invoice amount, with a minimum of €50.
4.3 Travel expenses are charged at €0.50 per kilometer from the registered address of Jo-Photography (see contact details above). If public transport is used, all costs will be charged to the client.
4.4 Changes to the assignment requested by the client (such as location changes, additional photos, extra editing, etc.) after written confirmation of the order, will only be executed once the additional costs have been agreed upon in writing. This excludes any requested corrections (see Art. 10.4 "Liability"). These changes may extend the delivery time.
4.5 If the shoot lasts longer due to circumstances beyond the photographer's control (such as negligence by other staff, technical failures, etc.) or at the request of the client/set manager, additional costs will be verbally agreed upon on-site with the client/set manager. This agreement is binding.
4.6 The final images and any accompanying texts—once approved in writing by the client (see Art. 10.4 "Liability")—will only be delivered to printing and editing companies and/or directly to the client after full payment of all outstanding amounts.

4.7 The number of edited photos delivered depends on the assignment and will always be specified in the quote.
4.8 The delivery time for digital images is 21 working days after the assignment, provided payment has been made in full. These images will be available in an online gallery (for 14 days) where the client can select the final copies. The client may not use, edit, or publish these images in any other way (see Art. 9 "Copyright and Image Archiving").
4.9 Physical images can be picked up at the photographer’s business location or sent via regular mail (unless otherwise specified in the written agreement, e.g., express shipping, which will be charged to the client).
4.10 The delivery time for physical images depends on the type of product(s) and the delivery address (domestic or international). The delivery time will be mutually agreed upon or reasonably determined by the photographer.

5.1 If the client postpones the assignment—after written confirmation—a fee of 10% of the invoice amount will be charged. This applies only if the delay exceeds 30 days and a new assignment (with updated prices and a new delivery term) is confirmed in writing.
5.2 If the client cancels the assignment—after written confirmation—the full deposit of 30% will be retained, and 25% of the remaining balance will be charged, regardless of the reason or timing of the cancellation (unless due to force majeure, see below).
5.3 In case of bad weather (storm, thunder, heavy rain), outdoor shoots will be rescheduled in consultation with the photographer at no extra cost.
5.4 Illness or accident of the photographer: If the photographer is unable to conduct the shoot due to illness or an accident, the photographer and client will seek an appropriate solution together. If possible and with written consent from the client, the photographer may arrange for a replacement. In this case, the client will contract directly with the replacement, and the photographer cannot be held liable for any shortcomings of the replacement. If no replacement can be found and rescheduling is not an option (e.g., wedding day shoot), both parties may terminate the agreement without cost. The photographer will refund any received payments but is not liable for any further compensation.
5.5 If the client, customer, staff, or models arrive more than 30 minutes late to the shoot, a fee of €50 per hour will be charged.
5.6 In case of force majeure (an external and unforeseeable event beyond the control of the client), Jo-Photography or the client reserves the right to reschedule the assignment to a later agreed-upon date or terminate the agreement. If terminated, the client must compensate the photographer for any work already performed (refund of deposit if applicable, no compensation). The photographer is not liable for any further compensation.

Force Majeure: In accordance with Article 6.7 of the Civil Code, force majeure occurs when it is impossible to comply with the applicable rule of conduct. The person who is unable to comply with this rule is not liable under Articles 6.5 and 6.8 of the Civil Code, unless this impossibility is due to their own fault. When assessing this impossibility, consideration is given to the unforeseeable or unavoidable nature of the event that prevents compliance with the rule.

It therefore concerns an external and unforeseeable circumstance (thus beyond the control of the client) that makes the fulfillment of the obligation absolutely impossible (and not merely more difficult). Under the provisions of the former Civil Code, it was accepted that the impossibility should be assessed in a reasonable and humane manner.

6.1 The photographer devotes great care to image editing in her own style. Therefore, unedited original images (RAW files) will not be provided.
6.2 The photographer has the right to execute everything not explicitly described in an assignment according to her own technical and creative judgment.

6.3 Jo-Photography reserves the right to freely select suppliers, models, stylists, and other third parties with whom it collaborates to execute the assignment fully and properly, unless otherwise agreed in the written confirmation.

7.1 The client can purchase gift vouchers for any desired amount.
7.2 A gift voucher is valid for 1 year.
7.3 The value of the voucher is expressed in euros.
7.4 The beneficiary can use the gift voucher for a photoshoot or re-order. The gift voucher cannot be exchanged for money or returned.
7.5 The gift voucher is immediately used for its full value. If the invoice is of a lower value than the gift voucher, no money or return voucher will be issued. If the invoice is of a higher value than the gift voucher, the voucher will be applied as a discount to the invoice amount.

8.1 Personal Projects refer to an agreement between the client and the photographer, in which the photographer autonomously decides to provide the photos digitally free of charge. This applies even if a written agreement was previously signed at an agreed price.
8.2 In this case, the provisions of Article 9: Copyright and Image Archiving apply in full.

9.1 The copyright of all images remains with Jo-Photography. The client confirms that they do not claim copyright over the images.
9.2 The client may only use (share, publish, etc.) the images within the context of the agreed assignment/business.
9.3 The use of images for other purposes or by third parties is not allowed without prior written consent from Jo-Photography.

9.4 For any use of the image material, the client is required to mention the name Jo-Photography, preceded by the copyright symbol ©.
9.5 The client is prohibited from modifying the image material in any way. "Modify" is understood to include cropping, adjusting colors and contrasts, adding filters, or making other visual changes.
9.6 In case of copyright infringement, the client is automatically obliged to pay compensation corresponding to the applicable SOFAM rates, increased by the default interest from the date of the unlawful use.
9.7 Jo-Photography reserves the right to use the created image material for business and/or commercial purposes, unless otherwise stated in the written agreement with the client.
9.8 Jo-Photography will retain the image material for a period of 6 months after the completion of the assignment, unless otherwise agreed upon in the written confirmation of the assignment. After this period, it cannot be guaranteed that the files will still be available.

10.1 The photographer's services constitute a best-effort obligation, not a result obligation.
10.2 The photographer is not liable for:

10.3 Except in cases of intent, the photographer's total liability is limited to the agreed fee.

10.4 Before the final images and any accompanying texts are delivered by the photographer to printing and editing companies and/or directly to the client, written approval (with or without requested corrections) is required from the client, regardless of the agreed delivery time. This approval releases the photographer from any responsibility regarding the editing, corrections, format, language, and content of the images and any accompanying texts.

10.5 The photographer will implement any corrections specified in the written approval, provided that they are reasonably feasible.

10.6 The photographer reserves the right to terminate the service at any time if they feel unsafe due to defamation, verbal abuse, assault, violation of personal integrity, or harm to their dignity.

11.1 Informal complaints: if the client is not satisfied with the photographer’s work, they should inform the photographer via the email address (see contact details above).
11.2 Formal complaints or billing complaints: please submit these complaints within 8 days after the delivery of the image material or 8 days after the invoice date, via registered mail to the photographer (see contact details above). Any late protests will be invalid.
11.3 A complaint does not exempt the client from payment obligations.
11.4 Only Belgian law applies to these terms and conditions.
11.5 Jo-Photography reserves the right to amend these terms and conditions at any time without prior notice. The most current version is always available on the website.
11.6 Only the courts of the district where the photographer’s domicile is located are competent for disputes regarding the terms and conditions and/or arising from a legal relationship between the photographer and the client.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Jo-Photography | Joke Mariën
Jo-Photography is een eenmanszaak zonder btw-plichtige status voor kleine bedrijven, gevestigd te Casinolaan 52, 3018 Wijgmaal en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 1014.027.706.

Email: info@jo-photography.com

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen Jo-Photography en de opdrachtgever.

1.2 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen tussen beide partijen.

1.3 Deze algemene voorwaarden hebben voorrang op de algemene voorwaarden van de opdrachtgever.

2.1 De offertes zijn vrijblijvend en één maand geldig.

2.2 De offerte verplicht de fotograaf niet tot levering of uitvoering van een deel van de prestatie tegen een proportionele prijs.

2.3 De actuele prijzen worden steeds gepubliceerd op de website. Deze zijn aan wijzigingen onderhevig.
2.4 Prijswijzigingen kunnen plaatsvinden zonder voorafgaande kennisgeving, maar hierover wordt wel steeds schriftelijke communicatie gestuurd naar de opdrachtgevers met lopende offertes. De prijzen in de reeds verstuurde offertes blijven gelden tot 1 maand na offertedatum. Nadien zijn de actuele prijzen van toepassing.

2.5 Alle prijzen zijn uitgedrukt in euro (€).

3.1 Een overeenkomst komt tot stand na schriftelijke emailbevestiging van de offerte door de opdrachtgever. De opdrachtgever gaat dan volledig en zonder voorbehoud akkoord met deze algemene voorwaarden. Deze ontvangt dan op zijn beurt van de fotograaf een bevestigingsemail alsook de overeenstemmende factuur.

3.2 De opdrachtgever dient een voorschot van 30% te betalen binnen 7 kalenderdagen na factuurdatum.

3.3 Indien het voorschot niet tijdig wordt voldaan, heeft de fotograaf het recht om de overeenkomst eenzijdig te beëindigen (zonder voorafgaande ingebrekestelling, zonder voorafgaande toestemming van de Rechtbank en zonder dat de fotograaf een schadevergoeding verschuldigd is).

4.1 Alle openstaande bedragen dienen te worden betaald binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders vermeld op de factuur.

4.2 Alle bedragen die op de vervaldag niet zijn betaald leveren – van rechtswege, zonder voorafgaande aanmaning – een rente van 1% per maand aangerekend op het nog openstaand bedrag en een forfaitaire schadevergoeding van 15 % op het factuurbedrag met een minimum van €50.

4.3 Voor verplaatsingen wordt een vergoeding van €0,50 per kilometer gerekend vanaf het gedomicilieerde adres van Jo-Photography (zie contactgegevens bovenstaande). Indien gebruik wordt gemaakt van openbaar vervoer, worden de volledige kosten hiervan doorberekend aan de opdrachtgever.

4.4 Wijzingen in de opdracht door de opdrachtgever (zoals verplaatsingen buiten de afgesproken locatie(s), meer foto’s, aanvullende bewerkingen, etcetera) – na schriftelijke bevestiging van de opdracht– worden pas uitgevoerd nadat de meerkosten voor akkoord schriftelijk werden ondertekend. Dit is uitgezonderd de eventuele gevraagde correcties (zie Art. 10.4 “Aansprakelijkheid”). Deze wijzigingen verlengen mogelijks de levertijd.

4.5 Indien de fotoshoot langer duurt door omstandigheden buiten de fotograaf om (zoals nalatigheid van andere medewerkers, technische storingen, etcetera) of op verzoek van de opdrachtgever/setverantwoordelijke, dan wordt de meerkost mondeling ter plaatse overeengekomen met de opdrachtgever/ setverantwoordelijke. Deze is bindend.

4.6 Het definitieve beeldmateriaal en de eventueel begeleidende teksten – dat schriftelijk werd goedgekeurd door de opdrachtgever (zie Art. 10.4 “Aansprakelijkheid”) – wordt alleen afgeleverd aan print- en bewerkingsbedrijven en/of rechtstreeks aan de opdrachtgever, na betaling van alle openstaande bedragen.

4.7 Hoeveel bewerkte foto’s worden afgeleverd is afhankelijk van de opdracht en zal steeds omschreven staan in de offerte.

4.8 De levertijd voor het digitale beeldmateriaal bedraagt 21 weekdagen na uitvoering van de opdracht, op voorwaarde dat de betaling volledig is voldaan. Dit beeldmateriaal zal dan beschikbaar zijn in een online galerij (gedurende 14 dagen) waarin de opdrachtgever een selectie kan maken van de definitieve exemplaren. De opdrachtgever mag dit beeldmateriaal niet op een andere wijze gebruiken, zelf bewerken noch publiceren (zie Art. 9 “Auteursrecht en Beeldarchivering).

4.9 Het fysieke beeldmateriaal kan worden afgehaald in het pand waar de fotograaf zijn bedrijf uitoefent of wordt verzonden via gewone post (tenzij anders vermeld in de schriftelijke overeenkomst bv. express verzending welke voor rekening van de opdrachtgever is).

4.10 Voor verzending van fysiek beeldmateriaal is de levertijd afhankelijk van het type product(en) en het ontvangstadres (binnen- of buitenland). De levertijd wordt dan mondeling overeengekomen tussen de fotograaf & de opdrachtgever of wordt in redelijkheid door de fotograaf vastgesteld.

5.1 Bij uitstel door de opdrachtgever – na schriftelijke bevestiging van de opdracht – is een bijkomende vergoeding van 10% van het factuurbedrag verschuldigd. Dit geldt enkel indien het een uitstel betreft dat langer is dan 30 dagen en indien er een nieuwe opdracht (met actuele prijzen en nieuwe leveringstermijn) schriftelijk wordt bevestigd

5.2 Bij annulering door de opdrachtgever – na schriftelijke bevestiging van de opdracht – wordt het volledige voorschot van 30% ingehouden en 25% van het nog openstaand bedrag aangerekend, ongeacht de reden of het tijdstip van de annulering (tenzij annulering door overmacht: zie onderstaande).

5.3 Bij slecht weer, storm, onweer of felle regen wordt de fotoshoot die in de buitenlucht plaatsvindt, uitgesteld in overleg met de fotograaf. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

5.4 Ziekte of ongeval fotograaf: indien de fotoshoot niet kan plaatsvinden wegens ziekte of ongeval van de fotograaf, zoeken de fotograaf en de opdrachtgever in onderling overleg naar een gepaste oplossing. In de mate van het mogelijke en met schriftelijk akkoord van de opdrachtgever probeert de fotograaf in vervanging te voorzien. In dat geval wordt de opdrachtgever geacht rechtstreeks te contracteren met de vervanger en kan de fotograaf niet meer aansprakelijk worden gesteld voor enige (buiten)contractuele tekortkoming door de vervanger. Indien geen vervanging kan worden gevonden en de opdrachtgever geen nieuwe datum wil/kan afspreken (bv. shoot huwelijksdag) kunnen beide partijen de overeenkomst kosteloos opzeggen. De fotograaf zal in dit geval de reeds ontvangen gelden terugbetalen, maar is geen enkele schadevergoeding verschuldigd aan de opdrachtgever.

5.5 Indien de opdrachtgever, klant, medewerker(s) of model(len) meer dan een half uur te laat komt op de shoot, wordt een vergoeding à rato van €50 per uur aangerekend.

5.6 In geval van overmacht (zie onderstaande definitie) behoudt Jo-Photography of de opdrachtgever zich het recht voor om de opdracht te verplaatsen naar een later overeengekomen moment of de overeenkomst te ontbinden. In geval van ontbinding is de opdrachtgever louter gehouden de fotograaf te vergoeden voor eventueel reeds verricht werk (terugbetaling voorschot indien van toepassing, geen schadevergoeding). De fotograaf is onder geen enkel beding gehouden tot het betalen van enige schadevergoeding aan de opdrachtgever.

-Overmacht: Conform artikel 6.7 van het Burgerlijk Wetboek is er sprake van overmacht wanneer het onmogelijk is de toepasselijke gedragsregel na te leven. De persoon die zich in de onmogelijkheid bevindt om deze gedragsregel na te leven, is niet aansprakelijk op grond van artikelen 6.5 en 6.8 van het Burgerlijk Wetboek, tenzij deze onmogelijkheid te wijten is aan zijn eigen fout. Bij de beoordeling van deze onmogelijkheid wordt rekening gehouden met het onvoorzienbare of onvermijdbarekarakter van het feit dat de naleving van de regel verhindert.

Het gaat aldus om een externe en onvoorzienbare omstandigheid (dus vreemd aan de opdrachtgever) die de nakoming van de verbintenis volstrekt onmogelijk maakt (en dus niet louter bemoeilijkt). Onder het geding van het oud Burgerlijk Wetboek werd aanvaard dat de onmogelijkheid op redelijke en menselijke wijze moeten worden beoordeeld.

6.1 De fotograaf besteedt veel aandacht aan de bewerking van de beelden in haar eigen stijl. Daarom worden geen onbewerkte originele beelden (RAW bestanden) geleverd.

6.2 De fotograaf heeft het recht alles wat in een opdracht niet uitdrukkelijk is omschreven naar eigen technisch en creatief inzicht uit te voeren.

6.3 Jo-Photography behoudt het recht om vrij leveranciers, modellen, stylisten en andere derden te selecteren waarmee wordt samengewerkt om de opdracht volledig en naar behoren uit te voeren, tenzij anders werd overeengekomen in de schriftelijke bevestiging.

7.1.De opdrachtgever kan cadeaubonnen aankopen voor elk gewenst bedrag.

7.2.Een cadeaubon is 1 jaar geldig.

7.3.De waarde van de bon wordt uitgedrukt in euro’s.

7.4.De begunstigde kan de cadeaubon besteden aan een fotoshoot of nabestelling. De cadeaubon kan niet worden ingewisseld voor geld of geretourneerd.

7.5.De cadeaubon wordt meteen gebruikt voor de volledige waarde. Indien de factuur een lagere waarde heeft dan de cadeaubon wordt geen geld of retourbon verstrekt. Indien de factuur een hogere waarde heeft dan de cadeaubon, dan wordt de bon als korting verrekend op het factuurbedrag.

8.1 Vrij Werk is een overeenkomst tussen de opdrachtgever en de fotograaf, waarbij de fotograaf autonoom beslist om de foto’s kosteloos digitaal aan te leveren. Dit geldt zelfs indien er reeds een schriftelijk overeenkomst werd ondertekend tegen een afgesproken prijs.

8.2 In dit geval zijn de bepalingen van Art. 9 “Auteursrechts en Beeldarchivering” integraal van toepassing.

9.1 Het auteursrecht van alle foto’s blijft te allen tijde bij Jo-Photography. De opdrachtgever bevestigt dat hij/zij geen aanspraak kan maken op het copyright en het auteursrecht van het beeldmateriaal.
9.2 De opdrachtgever mag het beeldmateriaal uitsluitend gebruiken (delen, publiceren, etcetera) in het kader van de opdracht/ het bedrijf waarvoor ze zijn gemaakt.

9.3 Het gebruik van de foto’s voor andere doeleinden of door derden is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Jo-Photography. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het gebruik van het beeldmateriaal door derden.

9.4 Bij elk gebruik van het beeldmateriaal is de opdrachtgever verplicht de naam Jo-Photography te vermelden voorafgegaan door het copyrightsymbool ©.

9.5 Het is de opdrachtgever verboden het beeldmateriaal op welke manier dan ook te wijzigen. Onder ‘wijzigen’ wordt verstaan: bijsnijden, aanpassen van kleuren en contrasten, toevoegen van filters of andere visuele wijzigingen.

9.6 Bij inbreuk op het auteursrecht is de opdrachtgever van rechtswege verplicht een schadevergoeding te betalen die overeenkomt met de geldende SOFAM-tarieven te vermeerderen met de moratoire intresten vanaf de dag van het onrechtmatige gebruik.

9.7 Jo-Photography behoudt zich het recht voor om het gemaakte beeldmateriaal te gebruiken voor zakelijke en/of commerciële doeleinden, tenzij anders vermeld in de schriftelijk overeenkomst met de opdrachtgever.

9.8 Jo-Photography bewaart het beeldmateriaal gedurende een periode van 6 maanden na beëindiging van de opdracht, tenzij anders overeengekomen in de schriftelijke bevestiging van de opdracht. Daarna kan niet worden gegarandeerd dat de bestanden nog beschikbaar zijn.

10.1 De prestaties van de fotograaf zijn altijd een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis.
10.2 De fotograaf is niet aansprakelijk voor:

10.3 Behoudens in geval van opzet, is de totale aansprakelijkheid van de fotograaf beperkt tot het honorarium.

10.4 Vooraleer het definitieve beeldmateriaal en de eventueel begeleidende teksten door de fotograaf worden afgeleverd aan print- en bewerkingsbedrijven en/of rechtstreeks aan de opdrachtgever, is hiervan een schriftelijke goedkeuring (met/ zonder vraag tot correcties) vereist van de opdrachtgever (dit is ongeacht de afgesproken levertijd). Deze goedkeuring ontslaat de fotograaf bijgevolg van elke verantwoordelijkheid met betrekking tot de bewerkingen, correcties, vorm, taal en inhoud van het beeldmateriaal en de eventueel begeleidende teksten.

10.5 De fotograaf zal – indien dit redelijkerwijze mogelijk is – de aangegeven correcties uitvoeren die werden vastgelegd in de schriftelijke goedkeuring.

10.6 De fotograaf kan ten allen tijde de dienst beëindigen wanneer zij zich niet veilig voelt en te maken krijgt met laster, scheldpartijen, overval, schending eigenheid en/of aantasten eer.